Obsah:

 

1. Úvod
2. Problém dneška
3. Co je to time management
4. Zásady time managementu – ilustrativní příklad
5. Chronos versus Kairos
6. a 2. generace
7. a 4. generace – příklad
8. Rady a tipy jak ušetřit čas

 

1. Úvod

Cítíte často, že máte udělat spoustu věcí, avšak nemáte čas, aby jste to všechno zvládli? Umění skloubit jak pracovní povinnosti, tak i domácnost je záležitostí efektivního time managementu, čili schopnosti přiměřeně si naplánovat čas a rozvrhnout všechny pracovní a domácí povinnosti. Správně aplikovaný time management může být velmi vhodným pomocníkem ke zpříjemnění života. Pomůže odstranit zbytečné časožrouty a odbourat mnoho nadbytečného stresu.

 

Den každého člověka má pouze 24 hodin. I ti nejlepší nebo nejbohatší podnikatelé mají denně pouze 1440 minut času. Další nelze přikoupit. Čas lze pouze efektivněji využít. Pokud dokážete pomocí vhodných opatření odbourat pouhých 15 minut zbytečných činností denně, získáte ročně více než 90 hodin volného času navíc. A to už stojí za úvahu.

 

2.      Problém dneška

Kdybychom vyhlásili soutěž o nejvýstižnější heslo dnešní uspěchané doby, možná by vyhrál výrok, který většina z nás používá velmi často. Mám na mysli větu: „nemám čas, nestíhám, kdybych měl víc času, tak….“. Jsme zahlceni informacemi, termíny schůzek. Stále po nás někdo něco chce, telefonuje nám, přicházejí nám sms a emaily. Máme potřebu hodně toho stihnout a vše zvládnout, a kolikrát jíme v hltu, odmítáme pozvání přátel, protože toho máme hodně v práci. Nestíháme si hrát se svými dětmi, protože musíme uvařit, uklidit, stihnout pracovní schůzky, zůstat v práci přes čas a  nutně zařídit vše potřebné.

 

Nabízí se následující otázka:“Jsme odkázáni na žití ve vleku událostí, musíme jen reagovat na to, co se kolem nás děje, hasit naléhavé a nebo můžeme sami rozhodovat a určovat, co budeme a hlavně chceme dělat a na co budeme mít čas?

 

3.      Co je to time management

Time management je možno jednoduše přeložit jako řízení času, jako sadu postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti využití pracovního a osobního času. Čas je pro nás pro všechny stejný a ke každému naštěstí stejně spravedlivý. Je jen na nás, jak s ním budeme nakládat my a jak si den, který trvá dvacet čtyři hodin, rozvrhneme.

 

Schopnost stanovit si správné cíle, priority a dosáhnout jich je pravděpodobně nejdůležitější dovednost, kterou si pro úspěšný život potřebujete vytvořit. Protože kdo neřídí, je řízen.

 

Time management znamená nedopustit, aby urgentní vytěsnilo důležité.

 

4.      Zásady time managementu

Základní nutností je stanovit si své osobní a pracovní cíle a priority. Čeho chci ve svém osobním a profesním životě dosáhnout? Jaké jsou moje cíle? Co jsem ochoten pro ně obětovat? Time management totiž neřeší pouze co, kdy a jak dělat, ale zejména proč to vůbec dělat.

 

1. Poznejte, kdo jste a co jsou Vaše cíle.
2. Sdílejte individuální vnímání směru, priorit a kroků k cílům s ostatními.
3. Mějte o tom stále přehled, zvažujte vztahy všech činitelů a nedopusťte, aby urgentní vytěsnilo důležité.
4. Přemýšlejte pružně o variantách, jak cílů dosahovat, a o širších důsledcích dosažených výsledků.
5. Buďte nekompromisní.
6. Eliminujete tak pomocí řízení času zbytečný stres.

 

Jeden odborník na hospodaření s časem přednášel skupině studentů a použil následující ilustrační příklad, na který se nedá zapomenout.

 

Nečekaně vytáhl pětilitrovou sklenici se širokým hrdlem a postavil ji na stůl. Pak vyhrabal ještě asi deset kamenů a pečlivě je naskládal jeden po druhém do sklenice. Když byla sklenice plná tak, že by se do ní žádný další kámen nevešel, zeptal se: „Je ta sklenice plná?“

A studenti volali: „Ano.“

„Skutečně?“ pravil expert na hospodaření s časem a sáhl pod stůl a vytáhl sáček štěrku, který nasypal na sklenici a zatřepal s ní. Štěrk se propadl do mezer mezi kameny.

Zeptal se znova: „Je ta sklenice plná?“

Třída pochopila a jeden student řekl: „Pravděpodobně ne.“

„Správně!“ odpověděl a vzal sáček s pískem a nasypal ho do mezer mezi kameny a štěrkem.

Opět se zeptal: „Je ta sklenice plná?“

„Ne!“ zařvala třída.

„Správně,“ odpověděl a vytáhl džbánek vody a naplnil sklenici až po okraj.

Pak se podíval na třídu a zeptal se: „Co je pointou této ilustrace?“

Jeden posluchač zvedl ruku a povídá: „Pointou je, že bez ohledu na to, jak plný je náš program, tak když se snažíme, vždycky se tam ještě vejdou nějaké věci!“

„Ne,“ řekl přednášející, „to není ono. Pravda, kterou nás ilustrace učí, je ta, že pokud tam nedáme ty velké kameny napřed, tak už je tam nedostaneme nikdy.“

A po chvíli pokračoval: „Co jsou ty velké kameny vašeho života? Čas, který trávíte se svými blízkými, vaše sny, smysluplné aktivity, učení či vedení druhých? Pamatujte, abyste dali dovnitř nejprve tyto důležité kameny, jinak je tam už nedáte nikdy.“

Tak tedy dnes večer nebo zítra ráno, když budete přemýšlet o tomto krátkém příběhu, zeptejte se sami sebe: „Co je těmi velkými kameny v mém životě? A pak je dejte do své sklenice jako první.“

 

5. Chronos versus Kairos

Pojďme se na vše podívat od začátku. Co přesně znamená, nemám čas? Určitě najdete více odpovědí než já. Je čas a čas. Řekové pro ně měli výstižné pojmenování. Čas, který plyne a můžeme jej počítat na minuty, hodiny, dny atd. nazývali Chronos. Pro čas, kdy se cítíme dobře, bavíme se, jsme v příjemné společnosti, děláme něco, co pro nás má hodnotu, našli název Kairos. Sami víte, jak rozdílně vnímáte plynutí času, když musíte někde čekat a jste netrpěliví, nebo když naopak jste v přítomnosti člověka, který je vám sympatický. Trávit čas ve smyslu Kairos znamená, že aktivitu, kterou děláme, děláme pro to, že nám přináší pocit smysluplnosti, máme z ní radost a zažíváme příjemné pocity.

 

6. a 2. generace řízení času

V minulosti se tématem hospodaření času zabývalo několik odborníků a známé jsou tzv. čtyři generace řízení času. Tedy teorie i praktické aplikace, jak si uspořádat svůj denní život, abychom vše zvládli.

 

První generaci řízení času představují seznamy termínů schůzek, událostí, které nesmíte zmeškat, a důležitých dat. Zkrátka vašich poznámek na lístečcích, jako byste si psali seznam věcí, které nesmíte zapomenout nakoupit.

 

Druhá generace pracovala s kalendáři, diáři, poznámkovými bloky, případně elektronickými pomůckami, do kterých jsme si zapisovali důležité termíny, plány a data.

 

7. a 4. generace řízení času

Třetí generace šla dál a pracovala s termíny jako priority, výkonnost, efektivita, odhad časových ztrát a určování cílů. Tato generace byla propracovaná, snažila se pomoci nám zorganizovat si svůj den, určit si svoje priority, naplánovat si na každou dílčí aktivitu určitý čas a zapsat si veškeré potřebné údaje do našich diářů. Doporučila nám způsoby nakládání s časem a odhadu naší výkonnosti a označovala prvními čtyřmi písmeny abecedy priority dle důležitosti. Jaký byl výsledek? Měli jsme hustě popsaný diář, většinou jsme měli rozplánovanou každou hodinu, potřebovali jsme více než 24 hodin na jeden den a tajně jsme doufali, že nepřijde nic nenadálého, s čím jsme nepočítali. Bojovali jsme s časem věnovaným zaměstnání a rodině a chyběla nám rovnováha, která by zaručovala, že jsme ani neodbyli práci ani nepozapomněli věnovat se našim nejbližším.

 

Každá z předchozích generací měla své výhody, ale i nedostatky. Nedostatky, relativně propracované třetí generace se snaží vylepšit generace čtvrtá, která je nazývána managementem osobnosti. Můžeme ji využít nejen v pracovním životě jako způsob manažerské aktivity při vedení svých zaměstnanců, ale i ve svém soukromém životě, protože je zároveň i určitým životním stylem. Obsahuje doporučení, která se dají využít nejen v pracovním, ale hlavně v osobním životě a jsou minimálně na zamyšlení pro každého z nás. Vychází z nás samotných, z našich potřeb, přání, priorit a hlavně pracuje s pojmem „důležitost“. Ale pozor, důležitost nikoli v tom, co je podstatné pro vašeho šéfa, sekretářku, kolegu, manželku, partnera, ale co je důležité pro nás samotné. Co potřebujete my, co chceme stihnout , čeho chceme dosáhnout, co se chceme naučit, zkrátka jak strávíme svůj čas.

 

Již víme, že můžeme trávit čas tak, že zažíváme pocity nervozity, nepříjemnosti a obav z očekávání událostí příštích, to poznal určitě každý z nás na vlastní kůži. V dnešní uspěchané době zpravidla strávíme nejvíce času tzv. hašením nenadálých krizí, věcí, které po nás chtějí druzí, a nebo těch aktivit, které jsme stále jen odkládali a ony se mezitím staly naléhavými.

 

Pro větší konkrétnost si vezměme příklad studenta, který má napsat diplomovou práci. Ví, že ji má odevzdat v březnu, sepsání teoretické části znamená prostudovat mnoho literárních děl, v rámci praktické části musí vymyslet dotazník, který nejprve distribuuje mezi respondenty a poté jej musí vyhodnotit a následně výsledky sepsat. To je práce na několik týdnů, možná i měsíců. Jenže proč to bude onen student dělat teď, když je do doby odevzdání ještě tolik času? Stále se něco jeví jako podstatnější, odsouvá začátek psaní práce a odsouvá ji natolik, že najednou zjistí, že je konec února a diplomová práce se stává reálným strašákem, který je natolik naléhavý, že již není čas všechny úkoly, týkající se diplomové práce, zvládnout bez stresu, honičky a troufám si říci, zpracovat je precizně. V praxi nemusí jít jen o diplomovou práci, může se to týkat pracovního projektu, zpracování prezentace, přípravy přednášky, přípravy na inovace apod. Co s tím, co se dá dělat? Ponechme si příklad daného studenta. V souvislosti se čtvrtou generací řízení času jsme zmínili pojem důležitost. Někdy je těžké určit si, co je pro nás opravdu bytostně důležité. Jsou to ty věci, které chceme udělat sami pro sebe, protože víme, že nám přinesou uspokojení, děláme je, ne kvůli někomu, ale kvůli sobě, pro aktivity samotné, protože nás těší, a nebo alespoň víme, že nás bude těšit výsledek našeho snažení.

 

Tak tedy onen student, který bude ke studiu přistupovat zodpovědně a nenechá psaní závěrečné práce na poslední chvíli, nepíše diplomovou práci proto, aby udělal radost rodičům nebo učiteli, ale pro sebe. To proto, aby věděl, že opravdu si zasloužil v budoucnu užívat akademický titul. Věděl, že má vědomosti hodné vysokoškolského studia, osvojil si práci s literaturou a jednou, až si po letech znovu vezme do rukou svoji práci a bude chtít ukázat někomu, o čem psal, se nebude muset za svoji práci stydět. A s vědomím této důležitosti bude k tvorbě své práce přistupovat mnohem odpovědněji. Tento student vyhodnotil, že je pro něho ukončení vysokoškolského studia důležité, je to jeho priorita, a té podřídil veškeré svoje úsilí a zorganizoval si čas tak, aby se jeho psaní nestalo strašákem s puncem naléhavosti, ale něčím, co mu přináší radost.

 

Na tomto příkladě se vám pokusím vysvětlit pojmy čtvrté generace řízení času. Uvedli jsme, že je důležité, abychom aktivitu, kterou děláme, dělali s chutí, měli z ní příjemný pocit a dělali ji pro aktivitu samotnou. Takže v našem případě jde již i o to, jaké si student zvolí téma své práce. Zda jej zajímá, je zvědavý na výsledky, které mu z jeho vlastního šetření vzejdou, vybral si i problematiku, do které je zainteresovaný, zda jej baví číst dostupné literární prameny a zdroje. Pokud se tak stane, i cesta je cíl, někdy víc než cíl.

 

8.      Rady a tipy jak ušetřit čas

1. Řídit se dle Paretova pravidla
2. Delegování a outsourcing
3. Pořádek v datech, na stole, v počítači, tašce
4. Nedělat více věcí naráz
5. Neztrácet čas čekáním, využít čekání ve frontě a dělat jinou činnost
6. Využití vhodných nástrojů a pomůcek
7. Využití moderní technologie

 

Paretovo pravidlo

Existuje Paretovo pravidlo, které říká, že 80 % přínosů zajistí činnosti, které trvají 20 % času. Naopak zbylých 80 % času strávíme s věcmi, které přinesou pouze 20 % úspěchu. Je to jednoduché a pravdivé. Celá věc má ovšem jeden háček. Je nutné odhalit, které věci jsou ty důležité, a které naopak ne.

 

Dělejte jen důležité věci. Když se vám zdá, že je něco velmi důležité a musíte to hned udělat, zeptejte se sami sebe: „Bude to důležité i za rok?“ Jestliže ne, pak to není důležité ani dnes. Důležitost je subjektivní pojem. Každopádně by však měla vycházet z vámi stanovených priorit a cílů.

 

Delegování a outsourcing

Časově náročné činnosti si nechte zajistit externími osobami. Získaný čas můžete využít rozumnějším způsobem. Ať se jedná o jakkoliv malý úkol, téměř vždy můžete využít služeb dalších lidí a delegovat na ně minimálně část úkolu.

 

Dnes již neplatí, že výkonnost se hodnotí podle množství času stráveného v práci. Je docela možné, že trávíte v práci příliš mnoho času, protože jej nevyužíváte dostatečně efektivně a špatně (nebo vůbec ne) delegujete úkoly na své podřízené.

 

Pořádek

Hodně času se ztrácí hledáním patřičných souborů na disku. Mějte v datech zavedený určitý systém a pravidelně udržujte pořádek. Rovněž vhodně uspořádané pracovní prostředí může zvýšit vaši výkonnost.

 

Nedělejte více věcí naráz. Multitasking snižuje efektivitu. Nejprve dodělejte jednu věc a pak začínejte s další.

 

Neztrácejte čas čekáním

Někdy je samozřejmě nezbytné na někoho čekat. Ale i když čekáte, než váš šéf zahájí poradu, ztrátový čas můžete efektivně využít. Můžete si číst nějakou zprávu a podobně. Technika také umožňuje odpovídat na e-maily a vyřizovat další věci, ke kterým se jinak nedostáváte.

 

Ztrácet čas čekáním můžete také u lékaře a na dalších místech, kde máte opravdu jen málo možností, jak délku čekání ovlivnit. I tento čas ovšem můžete efektivně využít.

 

Vhodné pomůcky

Využívejte nástroje, které vám umožní plánovat čas a mít přehled, které činnosti vás čekají. Čas můžete šetřit také využíváním moderních technologií. Příkladem může být internetové bankovnictví. Čas ztracený dojížděním do banky a pobytem v bance může být značný. A obvykle se jedná o části dne, kdy je vaše pracovní výkonnost nejvyšší.