ÚČETNÍ DOKLADY
Význam účetní dokumentace: podklad pro účtování a potvrzuje, že hospodářská operace proběhla
Hospodářská operace = uzavření smlouvy s bankou o poskytnutí úvěru, výplata mezd zaměstnancům
Účetní případ = hospodářská operace, která je podložená účetním dokladem (přijatá tržba v hotovosti do pokladny, došlá faktura za prodaný materiál)
ÚČETNÍ DOKLADY – potvrzují hospodářskou operaci
Druhy:
- Podle obsahu
- Vnitřní – zachycují pohyb majetku uvnitř firmy (výdajový pokladní doklad, převodka materiálu)
- Vnější – zachycují vztah podniku k jeho okolí
- Došlé – z okolí podniku do podniku (došlá faktura od dodavatele, výpis z BÚ)
- Vydané – vyhotoveny v podniku, posílají se do jeho okolí (vydaná faktura odeslaná odběratelům)
- Podle počtu dokumentovaných účetních případů
- Jednotlivé – slouží pro jednotlivý účetní případ, vyhotoveny v 1 den
- Sběrné – slouží pro více účetních případů za určité časové období (měsíční výdejky materiálu)
Náležitosti účetních dokladů: jsou dané zákonem o účetnictví
- Označení dokladu – název a číslo
- Obsah, identifikace účastníků
- Peněžní částka
- Datum vyhotovení účetního dokladu
- Datum uskutečnění účetního případu
- Podpisy odpovědných osob za účetní případ a za zaúčtování
Daňový doklad – má tyto náležitosti navíc
- DIČ účastníků (daňové identifikační číslo – přiděluje finanční úřad)
- Peněžní částka – cena bez DPH, sazba a výše DPH, cena celkem (včetně DPH)
Vyhotovování účetních dokladů:
Účetní doklad musí být vyhotoven včas, ihned po uskutečnění hospodářské operace, jasně a jednoznačně.
Musí být čitelný, srozumitelný a trvanlivý
Opravy chyb v účetních dokladech:
- Neúčetní způsob – chybný údaj přeškrtneme tenkou čarou, nadepíšeme správný údaj + datum a podpis opravující osoby, není vhodné používat u pokladních dokladů
- Účetní způsob
- Nový doklad – vyhotovujeme v případě, že původní doklad máme ještě k dispozici
- Opravný doklad – vyhotovujeme v případě, že chybný doklad byl již odeslán
Zpracování a oběh účetních dokladů:
- KONTROLA SPRÁVNOSTI
- Věcná – ověřuje zda obsah dokladu odpovídá skutečnosti
- Formální – ověřuje zda má doklad všechny předepsané náležitosti
- PŘÍPRAVA DOKLADU
- Třídění – třídíme doklady podle určitých hledisek (druh, datum vystavení)
- Očíslování – doklady se číslují podle systému, který si podnik stanoví
- Prvotní evidence – obsah dokladu zaevidujeme do pomocných knih a vyhotovíme účetní předpis (názvy a strany účtů, na kterých se bude účtovat)
- ZAÚČTOVÁNÍ DOKLADU – zápis údajů z dokladu do účetních knih (hlavní kniha, deník)
- ARCHIVACE DOKLADU
- V příručním archivu uschováváme do konce účetního období
- V archivu firmy uschováváme po dobu stanovenou zákonem – většinou 5 let
- SKARTACE DOKLADU – zničení, zlikvidování dokladu po skončení archivační doby)
Přehled nejdůležitějších dokladů:
- FAKTURA – vyjadřuje splnění dodávky a je podkladem pro zaplacení
- VYFA – vznik pohledávky za odběratelem
- DOFA – vznik závazku k dodavateli
- DODACÍ LIST – doklad o fyzickém převzetí dodávky a podklad pro kontrolu věcné správnosti
- PŘÍJEMKA, VÝDEJKA, PŘEVODKA
- Příjemku vyhotovuje skladník při převzetí zásob do skladu, podle dodacího listu
- Výdejka je podkladem pro výdej zásob ze skladu do určitého střediska
- Převodka slouží k převodu zásob mezi hotelovými sklady
- SKLADOVÁ KARTA ZÁSOB – slouží k evidenci zásob ve skladu a zachycuje stav a pohyb materiálu a zboží na základě příjemek, výdejek a převodek
- INVENTÁRNÍ KARTA DLOUHODOBÉHO MAJETKU
- Zápis o převzetí
- Technické a ekonomické údaje o majetku
- Zápis o vyřazení
- VÝPIS Z BANKOVNÍHO ÚČTU – zasílá ho pravidelně banka, zobrazuje stav a pohyb peněžních prostředků v bezhotovostní formě
– může být v papírové i elektronické podobě
- POKLADNÍ DOKLADY – vyhotovuje je pokladník
- Příjmové – od odběratele
- Výdajové – od dodovatele