Účetní doklady jsou nejdůležitějším prvkem průkaznosti účetnictví.

Hospodářské operace, které jsou doloženy příslušnými účetními doklady nazýváme účetními případy. Účetní operace, jsou úkony, které vyplývají ze způsobu účtování.

Doklady musí být pravdivé, přesné, úplné, přehledné a  včasné. Nesmí se přepisovat, dodatečně vpisovat a musí být čitelné. Účetní doklady informují o vzniku hospodářské operace, registrují a ověřují ji.

Náležitosti účetního dokladu:

1. označení účetního dokladu (Paragon, Faktura)
2. popis obsahu účetního případu, jeho účastníci
3. peněžní částka nebo údaj o množství a ceně
4. datum vyhotovení účetního dokladu
5. datum uskutečnění účetního případu, pokud není shodné s datumem vyhotovení
6. podpis osoby odpovědné za účetní případ
7. podpis osoby odpovědné a za zaúčtování účetního případu

Druhy účetních dokladů:

1) podle druhu:

• faktury vystavené – vyúčtování odběrateli
• faktury přijaté – vyúčtování od dodavatele
• příjmové pokladní doklady – PPD: příjem peněz do pokladny
• výdajové podkladní doklady – VPD: výdej peněz z pokladny
• bankovní výpisy – pohyb peněz na našem běžném účtu
• vnitřní (interní) účetní doklad – aktivace vnitropodnikových služeb
  • příjemka – příjem materiálu na sklad
  • výdejka – výdej materiálu ze skladu

2) Podle počtu dokumentovaných účetních případů

• jednotlivé doklady – dokumentují jednu nebo více stejnorodých operací v rámci 1 dne (PPD, VPD)
• sběrné doklady – shrnují údaje jednotlivých účetních dokladů dokumentujících stejnorodé operace za delší období (týden, dekáda, měsíc)

3) Podle místa vzniku:

• vnitřní (interní) – zachycují pohyb majetkových složek uvnitř účetní jednotky
• vnější (externí) – mají vztah k okolí podniku. Jsou to veškeré doklady, kdy účastníkem účetního případu je někdo jiný z okolí účetní jednotky

Oběh účetních dokladů

1. Přezkoušení správnosti – má prověřit správnost údajů, které jsou v účetních dokladech uvedeny
2. a) věcné hledisko – ověřuje souhlas účetního dokladu se skutečností
3. b) formální hledisko – ověřuje předepsané náležitosti účetních dokladů

2. Příprava k zaúčtování
3. třídění – dle určitého hlediska, např. podle druhu dokumentovaných operací (doklady pokladní, bankovní, došlé, …), nebo např. dle data vyhotovení (všechny doklady z 1.1., 2.1., …..)
4. číslování – přidělení určitého čísla danému dokladu, podle zvoleného systému
5. evidence – zajišťuje přehled o vydaných a došlých dokladech. Vede se v pomocných knihách (kniha došlých faktur, kniha vydaných faktur).
6. účtovací předpis – zajišťuje spojitost účetních dokladů s účetními zápisy v účetních knihách. Znamená stanovení účtu a jeho strany. Jednoduché účetnictví – číslo strany a řádku v peněžním deníku.

3. Zaúčtování účetního dokladu – provádí se podle účtovacího předpisu účetními zápisy v účetních knihách, kde se zaznamenává i číslo účetního dokladu

4. Úschova – je dokonce účetního roku v příručním archivu a po uzávěrce se účetní doklady předají do podnikového archivu na dobu 5 let po skončení účetního roku

5. Skartace – po uplynutí doby stanovené pro archivování